归档文件为什么不能复印

归档文件原则上应该用原件，但当原件获取有困难时，或原件因故损毁时，可以将复印件作为原始资料归档，但必须由当事人及证明人在复印件上签字并说明与原件一致，才可以归档。

所以只有当原件缺失或获取困难时才可以使用被证实与原件一致的复印件归档。